Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kuitex-palvelun ylläpitäjä toimii rekisterinpitäjänä. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä esittelysivun yhteydenottolomakkeella. Täydennä tähän kohtaan virallinen yritysnimi, y-tunnus, osoite ja sähköpostiosoite ennen palvelun kaupallista käyttöä.

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilitiedot: sähköpostiosoite ja kirjautumistunniste.
• Tositetiedot: kuittien ja laskujen kuvat, myyjä, päivämäärä, summa, ALV-kanta, luokka, otsikko ja muistiinpanot.
• Tuodut pankkitapahtumat ja CSV-rivit, jotka itse tuot palveluun.
• Yhteydenottolomakkeen tiedot: nimi, sähköposti, yritys ja viesti.
• Tekniset lokitiedot palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja käsitellään palvelun tuottamiseksi eli tositteiden tallentamiseen, automaattiseen tunnistukseen, ALV-laskentaan ja raporttien muodostamiseen. Käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpano (käyttöehdot) sekä yhteydenottojen osalta oikeutettu etu asiakasviestintään. Emme myy tietoja emmekä käytä niitä profilointiin tai mainontaan.

4. Automaattinen tunnistus

Kuvaamasi kuitin sisältö luetaan automaattisesti, jotta summa, ALV ja myyjä voidaan esitäyttää. Käsittely tapahtuu vain kirjaamista varten, ja voit aina muokata tai poistaa lopputuloksen. Tietoja ei käytetä mallien opettamiseen.

5. Säilytysaika

Tositteet säilytetään niin kauan kuin käyttäjätilisi on voimassa. Voit poistaa yksittäisiä tositteita milloin tahansa; poisto poistaa myös kuvatiedoston. Huomioi kirjanpitolain mukainen tositteiden säilytysvelvollisuus (yleensä 6 vuotta) – vastaat itse siitä, että tositteet säilyvät vaaditun ajan.

6. Tietojen luovutus ja käsittelijät

Käytämme luotettavia alihankkijoita palvelun tekniseen ylläpitoon, tietokannan ja tiedostojen tallennukseen sekä kuittien automaattiseen tunnistukseen. Tietoja käsitellään EU:n alueella tai vastaavan suojan tason takaavin sopimusjärjestelyin. Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

7. Tietoturva

Tiedot on eristetty käyttäjäkohtaisesti tietokannan käyttöoikeussäännöillä, ja kuvatiedostot tallennetaan yksityiseen tallennustilaan. Yhteydet on salattu. Vain sinä näet omat tositteesi.

8. Evästeet

Käytämme vain välttämättömiä evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa kirjautumisen ylläpitoon sekä asetusten muistamiseen. Emme käytä seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä, joten erillistä suostumusta ei tarvita – ilmoitamme käytöstä bannerilla.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista tai poistaa ne, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (esimerkiksi CSV-viennillä) ja tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon. Pyynnöt voi lähettää yhteydenottolomakkeella.